Apa Saja Karakteristik Administrasi Perkantoran?
Ada tiga karakteristik administrasi perkantoran, yaitu:
Apa Fungsi Administrasi Perkantoran?
Menurut Quible (2001) ada lima jenis fungsi pendukung administratif di perkantoran, yaitu fungsi rutin, teknis, analisis, interpersonal, dan manajerial. Berikut ini merupakan uraian fungsi administrasi perkantoran tersebut.
Fungsi rutin ialah fungsi administrasi yang memerlukan pemikiran dan keterampilan, yang setidaknya meliputi pengarsipan dan penggandaan barang perusahaan
Fungsi kedua yaitu fungsi teknis yang memerlukan pendapat, keputusan, serta keterampilan perkantoran yang mumpuni bagi para administrator
Fungsi ketiga yaitu fungsi analisis yang memerlukan cara berpikir kritis dan kreatif serta kemampuan mengambil suatu keputusan secara cepat dan tepat.
Fungsi Administrasi Perkantoran
ilustrasi administrasi perkantoran. source envato
Setidaknya terdapat lima fungsi dari administrasi perkantoran yang berkaitan dengan operasional dalam suatu organisasi. Nah, fungsinya adalah sebagai berikut:
Baca juga: Administrasi Keuangan: Pengertian, Tujuan, dan Fungsinya
Bersifat Terbuka dan Luas
Administrasi perkantoran bersifat terbuka dan luas, apa artinya? Semua pelaksanaan tugas kantor bisa dilakukan di mana saja, tak harus di dalam gedung sebagai acuannya.
Teknis yaitu mempunyai manfaat dan daya guna
Karakteristik Administrasi Perkantoran
Administrasi perkantoran merupakan tulang punggung dari setiap organisasi, memainkan peran penting dalam menjaga kelancaran operasional sehari-hari.
Mengelola beragam tugas administratif dengan efisien, administrasi perkantoran memastikan bahwa setiap departemen dapat berfungsi dengan optimal.
Edwin Robinson dan William Leffingwell
Edwin Robinson dan William Leffingwell menjelaskan bahwa pengertian administrasi perkantoran adalah turunan dari ilmu dan juga seni manajemen yang berhubungan dengan operasional tugas kantor secara tepat.
Suparjati mengatakan bahwa admin kantor adalah suatu upaya dan proses kerja sama dalam lingkup kantor agar bisa mencapai tujuan yang sudah disepakati bersama dengan melakukan fungsi manajemen.
Menurut Arthur Granger, fungsi dari admin kantor adalah melakukan komunikasi pekerjaan kantor secara tepat dan tata pelayanan kegiatan yang terdokumentasi.
Membuat segala agenda kantor
Dengan adanya tugas untuk berkomunikasi via telepon, ;memunculkan kemungkinan adanya mitra yang menginginkan pertemuan dengan manajemen perusahaan atau juga dengan departemen lain. Tugas lain administrasi kantor ini juga diperlukan guna mempersiapkan agenda untuk kegiatan tersebut. Akan tetapi, untuk menjadwalkan suatu pertemuan, perlu komunikasi lebih lanjut dengan bagian lain sehingga jadwal bisa diatur dengan baik dan tidak ada berbenturan jadwal dengan yang lain.
Sarana kerja kantor
Ruang lingkup ini mencakup bangunan atau gedung, lokasi kantor, interior, peralatan, sampai mesin-mesin yang tersedia di kantor.
Seorang administrator harus bertanggung jawab dalam perencanaan kerja bagi pegawai, pengawasan pegawai, dan meminta pengadaan sarana serta prasarana yang diperlukan atau perbaikan peralatan kantor yang telah tersedia.
Administrative Assistant
Administrative Assistant merupakan salah satu karier yang membutuhkan skill administrasi perkantoran. Sebab, posisi ini bertugas membantu Manajer dalam mengelola tugas-tugas penyusunan file, presentasi, hingga pengaturan jadwal dan koordinasi rapat.
Virtual Assistant menjadi salah satu pekerjaan administratif yang populer belakangan ini. Posisi ini bertanggung jawab dalam menjadwalkan pertemuan, mengelola email atau dokumen perusahaan, hingga membantu dalam tugas-tugas administratif lainnya.
Inventory Associate bertugas mengawasi bahan/produk untuk menjaga produksi dan penjualan perusahaan berjalan lancar. Petugas inventaris ini biasanya juga berfokus pada pekerjaan administratif seperti mengelola data inventaris, mengoordinasikan pengiriman barang, dan menyusun laporan stok.
Karier lainnya yang membutuhkan skill administrasi perkantoran ialah Admin HR. Umumnya, Admin HR akan bertugas dalam membantu divisi human resource development, seperti pengelolaan data kompensasi, data karyawan, hingga proses rekrutmen karyawan.
Selain Admin HR, kamu juga bisa berkarier sebagai Admin Gudang. Posisi ini bertanggung jawab dalam mengelola data persediaan barang, termasuk mengatur penerimaan dan pengirimannya. Selain itu, terkadang juga menjadi kunci dalam menjaga supply chain perusahaan agar tetap berjalan lancar.
Selanjutnya ada karier sebagai Sekretaris. Yup, pekerjaan ini tentu saja membutuhkan skill administrasi perkantoran. Sebab, sekretaris umumnya bertugas dalam mengelola korespondensi, mempersiapkan dokumen, menjawab telepon, atau tugas administratif lain yang mendukung eksekutif atau manajer.
General Affair merupakan salah satu pekerjaan administratif pada bidang pengelolaan fasilitas dan kesejahteraan karyawan. Tugasnya mencakup manajemen aset perusahaan, pengelolaan inventaris kantor, hingga memastikan urusan operasionalnya.
